Questions et réponses GastroTime (FAQ)

Les calendriers et certaines boîtes de dialogues ne peuvent pas être traduits dans une langue spécifique parce qu’ils sont fournis directement par MS Windows. Pour celles-ci, c’est la configuration de votre ordinateur qui impose la langue.

Ne vous inquiétez pas si ce message apparaît. Il veut simplement dire que le système de traduction intégré à GastroTime n’a pas trouvé de traduction pour un terme choisi. Ce fait ne devrait normalement pas se produire. Lorsqu’il a lieu contre toute attente, vous pouvez continuer à utiliser GastroTime normalement. Le seul inconvénient qui peut apparaître est qu’un texte du logiciel ne soit pas traduit dans la langue sélectionnée.

Sélectionnez ensuite GastroTime dans la liste et cliquez sur le bouton Modifier/Supprimer.

Le logiciel GastroTime version serveur light peut être installé sur différents ordinateurs et vous permet ainsi de travailler depuis la maison et de sauvegarder vos données sur notre serveur Gastroconsult SA en Suisse.

Contrôlez si GastroTime est déjà ouvert « en attente » sur la barre de tâches en bas de l’écran.
Si oui, fermez celui-ci et redémarrez en cliquant sur l’icône se trouvant sur le bureau.
Si le problème persiste, contactez un de nos collaborateurs GastroTime.

Il n’est pas possible de recharger une sauvegarde provenant d’une version plus récente du logiciel. Vous devez dès lors installer la même version sur votre PC.

Le fait de devoir « sauter » plus de 2 versions pose problème. Il est plus prudent d’installer les versions intermédiaires afin d’éviter les désagréments. Lors de votre commande, nos collaborateurs vous conseilleront volontiers et vous aident à effectuer cette opération. Il est également possible de mandater nos conseillers pour transférer vos données de la version plus ancienne sur votre nouvelle version contre un léger dédommagement.

Le logiciel antivirus gratuit Avast est très utilisé. Les dernières mises à jour d’Avast traitent les fichiers de logiciels non reconnus de manière temporaire sur un disque virtuel. Par conséquent, toutes les tâches que vous aurez effectuées ne seront pas sauvegardées et seront perdues. Pour y remédier, veuillez consulter la rubrique ci-dessous :

J’ai effectué des saisies, imprimé les rapports, puis fait une sauvegarde. Le lendemain, en ouvrant GastroTime, tout avait disparu. J’ai installé la sauvegarde, mais elle était vide. Ce même problème est déjà survenu 3 mois plus tôt, mais à ce moment-là, j’ai pensé avoir fait une mauvaise manipulation. Ce problème est la conséquence d’une sécurité de l’antivirus AVAST. Pour y remédier, il faut ajouter le logiciel GastroTime comme exception dans Avast de la façon suivante :
Ouvrez Avast - allez dans l'onglet "Sécurité" - cliquez sur "Antivirus" dans le menu à gauche
Puis dans sous-menu "Agent des Fichiers" - cliquez ensuite sur le bouton "Paramètres" (à droite)
Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur "AutoSandbox" - vous avez ensuite au bas de la fenêtre les "Fichiers à exclure de l'AutoSandbox". Cliquez sur "Parcourir" - sélectionnez l'exécutable de GastroTime (par défaut : C:\Programmes\Gastroconsult SA\GastroTime\GastroTime.exe ou C:\Program Files (x86)\Gastroconsult SA\GastroTime\GastroTime.exe)
Cliquez finalement sur OK pour ajouter l'exception

Lorsqu'on insère les heures de début et fin de journée, il ne faut pas oublier de mettre un point entre les heures et les minutes (ex : 09.00 et non 0900)

Selon la CCNT, la période des heures de nuit sélectionnée, est valable pour tout l'établissement.

Lorsque l'on modifie des données, on ne peut le faire que pour les dates à venir et non rétroactivement, au risque de les perdre.

Il faut insérer les chiffres en heures et minutes et non en centièmes : ex: 33(h):36(min) et non 33,60.

En effet, si vous avez obtenu cette autorisation, celle-ci est valable au maximum 2 ans (éventuellement 1 an). Dans la rubrique « paramètres de l’établissement », en cliquant « oui » sous établissement saisonnier, vous avez la possibilité d’insérer d'une date du prochain renouvellement "établissement saisonnier" et vous en serez averti au démarrage de l'application à partir d'un mois avant l'échéance.
Cette demande doit être faite auprès de l’Office de contrôle de la CCNT à Bâle : info@l-gav.ch

Les listes vous permettant de sélectionner un employé dans les différents onglets ne comprennent que les employés effectivement engagés par votre établissement durant l’année en cours. Ceci est fait dans le but de ne pas surcharger ces listes avec des employés qui n’ont plus rien à faire avec votre établissement. Cependant, il est possible que pour une raison ou une autre, vous désiriez quand même sélectionner l’un de ces employés. Pour cela, cliquez simplement sur le bouton Afficher tous les employés de la barre d’outils. Ce bouton reste enfoncé et indique que tous les employés sont disponibles dans les listes. Si vous désirez retrouver des listes normales, cliquez à nouveau sur le même bouton.

Il s’agit d’une modification du contrat de travail. Vous devez saisir une date de sortie du collaborateur dans la rubrique Gestion du personnel, sans oublier ensuite d’imprimer tous les rapports des heures (contrôle de la durée du travail, récapitulatif mensuel et récapitulatif annuel). Pour ce même collaborateur, vous cliquez sur « Nouveau contrat » et saisissez ensuite une nouvelle date d’entrée en inscrivant son nouveau temps de travail hebdomadaire (dans notre exemple 36 heures). Les différents soldes sont repris automatiquement sur le nouveau contrat.
Pour les plus anciennes versions, veuillez vous adresser à l’un de nos collaborateurs GastroTime.

Dans un premier temps, le collaborateur sera saisi dans l’onglet gestion du personnel avec les choix « employé à temps partiel » et « 16h48mn » de temps de travail hebdomadaire (40% de 42 heures).
Dans notre onglet planification ou saisie des heures en cas de saisie directe, il faudra planifier 2 jours de travail à 8h24mn. Les autres jours de la semaine seront considérés comme suit : 2 jours de repos et 3 jours « pas travaillé ».
En cas de semaine de vacances, nous considérerons toute la semaine comme vacances. Par contre si le collaborateur désire prendre 1 jour de vacances alors qu’il devait travailler ce jour-là, il aura alors un manque d’heure de 2h24mn qu’il devra compenser par la suite. S’il prend 1 jour férié (absence à 1/5) ce jour-là, les heures à travailler seront alors réduites de 3h22mn.

Dans la boîte de dialogue "Temps payé par employé", "heures supplémentaires payées" introduire 10 ainsi, les 10 heures seront déduites du total du calcul de la durée du travail.

La date d'entrée de vos collaborateurs doit correspondre à la date du début du contrôle des heures à l’aide de GastroTime et non à la date d’engagement du collaborateur dans votre entreprise. (Dans ce dernier cas, le logiciel aura comptabilisé toute une période avec des heures dues mais non contrôlées.
Vous situez dans l'onglet « Gestion du personnel » où vous trouverez la liste de votre personnel ainsi que leurs dates d'entrées respectives. Parcourez tous vos employés et changez la date d'entrée correspondante à la mise en place de GastroTime pour la 1ère fois. Par la suite, vous pourrez insérer la date effective du début de contrat de votre collaborateur.

La saisie des heures n’est possible que pour les employés qui sont engagés par votre établissement ce jour-là. Vérifiez les dates d’entrée et de sortie de votre employé dans l’onglet Gestion du personnel.