Die Digitalisierung schreitet voran und betrifft alle Bereiche – auch die Gastronomie. GastroJournal hat sich mit Claude Babey, Kundentools-Direktor bei Gastroconsult, über QR-Rechnungen und die Herausforderungen der Digitalisierung in der Gastronomie unterhalten.

Die Einzahlungsscheine werden per 30. September 2022 verschwinden. Sind alle Gastronomen auf diese Umstellung vorbereitet?
Claude Babey: Wir haben keine Statistiken zu diesem Thema, aber ich denke, sie sind bereit. Die Verantwortung für den Übergang liegt in erster Linie bei den Softwareanbietern respektive den Banken. Gastronomen stellen viel weniger Rechnungen aus, als sie erhalten. Kreditkarten funktionieren gut, und es besteht auch die Möglichkeit, seinen Bankberater um Hilfe zu bitten, wenn es um den Rest geht. Die zu zahlenden Rechnungen werden von den Lieferanten selbst ausgestellt, die letztlich für die Umstellung verantwortlich sind. Die Zahlung selbst bereitet kaum Probleme. Kommt dazu, dass die Banken sehr gute E-Banking-Portale eingerichtet habe und man im Bedarfsfall mit der QR-Rechnung immer noch zur Post gehen könnte. 

Welche Unterstützung hat Gastroconsult bereitgestellt, um den Übergang zu digitalen Zahlungen zu erleichtern?
CB: Als Folge der Pandemie haben wir keine Massnahmen ergriffen, aber wir haben über dieses Thema kommuniziert. Die Schritte sind Sache der Softwareanbieter. Die Kunden, die unsere Software, insbesondere Abacus, verwenden, mussten nichts unternehmen, da die Updates unbemerkt durchgeführt wurden.

Was sind die künftigen Herausforderungen der Digitalisierung?
CB: Ich sehe zwei grosse Herausforderungen: erstens die Anzahl der Dinge, die digital werden – und wie schnell sich diese verändern – sowie die digitale Kluft. Wenn man eine Software herunterlädt, gibt es schnell Updates, und die
Gebrauchsanweisungen sind nicht mehr vorhanden. Man muss sich weiterbilden, kreativ sein, schnell reagieren und proaktiv handeln, ohne Zeit zu verlieren. Dies erfordert viele Fähigkeiten, und leider mangelt es manchmal an Wissen in
diesem Bereich. Darüber hinaus macht die digitale Kluft die Dinge nicht einfacher. Für eine Person, die der Digitalisierung ablehnend oder zumindest vorsichtig gegenübersteht, ist es sehr kompliziert.

Wie sollen Gastronomen vorgehen?
CB: Man muss sie von der Nützlichkeit dieser Werkzeuge überzeugen. Die Gastronomen dürfen keine Angst davor haben, sich dem Wandel zu öffnen. Die Tatsache, dass diese Digitalisierung sehr schnell voranschreitet und alle Bereiche digital werden können, heisst, dass eine Vielzahl neuer Werkzeuge eine enorme Herausforderung darstellt. Daher ist es wichtig, sich nicht zu schämen, wenn man sich verloren fühlt, sich die Zeit zu nehmen, sich weiterzubilden und Experten um Hilfe zu bitten.

Welche Risikofaktoren verstärken die digitale Kluft?
CB: Mir fallen drei Faktoren ein: finanzielle Mittel, Alter und Bildung. Junge Menschen sind nicht immer besser gerüstet. Nur weil jemand weiss, wie man soziale Netzwerke nutzt, heisst das noch lange
nicht, dass er auch mit Software umgehen kann. Die Digitalisierung holt die Gastronomen oft aus ihrer Komfortzone, und manche nehmen sich nicht unbedingt die Zeit, sich weiterzubilden. In Bezug auf dieses Thema ist die Grundausbildung natürlich wichtig. Es ist extrem frustrierend, sich vorzustellen, dass ein Teenager, der die Pflichtschule verlässt, sich nicht unbedingt in der digitalen Welt zu Hause fühlt. Die Digitalisierung sollte in den Lehrplan integriert werden. Auch in den späteren Lehrstellen in der Gastronomie wird das Thema nicht wirklich vertieft.

Welche Ressourcen stehen Personen zur Verfügung, die sich angesichts der Digitalisierung unwohl fühlen?
CB: Es gibt viele Möglichkeiten. Man kann sich an Lieferanten wenden, Suchmaschinen oder Blogs konsultieren. Wichtig ist aber vor allem, dass diese Ressourcen einen echten Mehrwert bieten. Suchmaschinen zum Beispiel unterscheiden
nicht zwischen aktuell und nicht aktuell. Für GastroTime haben wir eine Schulung eingerichtet. Die Schwierigkeit unseres Tools liegt jedoch nicht in der Technik, sondern im rechtlichen Kontext der Arbeitszeitplanung. Wir haben also noch einige Punkte, die wir verbessern müssen, damit die Beizer einen Schritt weitergehen und mehr Zeit und Geld sparen können.

Wo sehen Sie Optimierungspotenzial?
CB: Ideal wäre eine allgemeine Schulung zur Digitalisierung speziell für Gastronomen. Und selbst wenn eine solche Schulung zur Verfügung stünde, müssten sie die Zeit haben, daran teilzunehmen. Ausserdem betrifft die Digitalisierung nicht nur die Verwaltungswerkzeuge, denn insbesondere die Kommunikation läuft zunehmend digital ab. Man muss eine Website erstellen oder eigene Seiten in sozialen Netzwerken einrichten, um nur zwei Beispiele zu nennen.

Ist die Digitalisierung zwingend erforderlich? Kann man ohne sie arbeiten?
CB: Ich sehe nur noch wenige Einrichtungen, die ohne digitale Hilfsmittel arbeiten. Mit Covid mussten wir die digitale Zahlung integrieren, wenn möglich kontaktlos. Der Zug ist in Bewegung, und es wird immer schwieriger werden, ohne zu funktionieren. Das Verschwinden der Einzahlungsscheine ist nur ein Schritt, dem weitere Änderungen folgen werden. 

Wie hoch sind die Investitionen für die Digitalisierung?
CB: Das hängt vom Umfang des Projekts ab. Man muss die Finanzen und die Arbeitszeit einplanen. Letztlich lohnt sich der Schritt in jeder Hinsicht. Bei GastroTime etwa kann man Dutzende von Stunden einsparen, indem man die manuelle Kontrolle der Arbeitszeiten abschafft. Und wenn man dazu noch menschliche Fehler bei der Berechnung, mögliche Einsprüche der Mitarbeiter und eine zweite Kontrolle hinzurechnet, sieht man schnell, dass die Zeitersparnis enorm ist. Denn mit einem geeigneten Tool stimmt in dem Moment, in dem die Stunden korrekt erfasst werden, auch das Ergebnis. Die eingesparte Zeit kann also in andere Dinge investiert werden. Ausserdem werden im Falle einer Kontrolle durch den L-GAV Bussen vermieden, da die Datei korrekt, genau und vollständig ist. Das ist eine direkte Einsparung, ebenso wie die Bezahlung von Überstunden zu 100 Prozent und nicht zu 125 Prozent, dank automatisch erstellten Berichten am Ende jedes Monats.

Welche Möglichkeiten gibt es, in die Digitalisierung zu investieren, wenn das Geld knapp ist?
CB: Man kann damit beginnen, sehr billige Buchhaltungsvorerfassungslösungen zu verwenden, die, wenn sie präzise eingesetzt werden, zu Einsparungen beim Treuhänder führen. Nach und nach können diese Schritte dazu führen, dass Geld auf die Seite gelegt werden kann, um in ein effizienteres digitales Tool zu investieren. Allerdings muss man dafür etwas Zeit haben, und wenn man bereits18 Stunden am Tag arbeitet, ist es manchmal schwierig, sich noch die Zeit zu nehmen, um die Stunden in einem solchen Programm zu erfassen.

Was empfehlen Sie neuen Restaurantbesitzern?
CB:  Sie sollten zu uns kommen, damit wir uns einen Überblick über ihre Bedürfnisse, Wünsche und Ressourcen verschaffen können. Wir können dann gemeinsam eine Lösung mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis finden.

Text von Isabelle Buesser-Waser und Übersetzung von Oliver Borner