Die Kasse ist ein zentrales Element für die Führung eines Betriebes. Die vermehrte Anwendung von Debit- und Kreditkartenzahlungen, Zahlungen mittels Mobiltelefonen und der separate Versand von Rechnungen hat die Daseinsberechtigung der Kassa respektive deren ordentliche Führung nicht reduziert. Ein ordentliches Kassenbuch ist wichtiger als je zuvor.

Im Kassenbuch erfasst ein Unternehmen alle Bargeldgeschäfte. Jede Ausgabe und Einnahme in bar werden erfasst. Hebt beispielsweise ein Mitarbeitender bei der Bank des Unternehmens Geld ab, um die Kasse zu füllen oder im gegenüberliegenden Geschäft eine Kleinigkeit für das Unternehmen einzukaufen, gehören diese beiden Sachverhalte ins Kassenbuch. Es gibt aber auch Fälle, welche in der Praxis häufig vergessen gehen: der Bezug von Bargeld durch die Eigentümerschaft zur Begleichung von privat bezahlten Geschäftsaufwänden. Auch effektive Privatbezüge sind im Detail aufzuführen. Erhält ein Stelleninteressent nach einem Probetag eine Entschädigung, ist auch dieser Betrag mit Namen zu erfassen. 

Ein sauber geführtes Kassenbuch und ein regelmässig durchgeführter Kassasturz ermöglichen den Betrieben und ihren Treuhändern ein einfacheres Leben! Zum einem sollen sich Unternehmer und Unternehmerinnen um das operative Geschäft kümmern können und zum anderen kommt dies ihrem Treuhänder bei der effizienten Erstellung des Abschlusses zugute. Dies führt wiederum zu einer tieferen Honorarrechnung seitens des Treuhänders. 

Barentnahmen reduzieren

In der Praxis empfiehlt sich, Barauszahlungen von Löhnen und Barentnahmen für Einkäufe auf das Minimum zu reduzieren. Dadurch wird das Kassenbuch übersichtlicher und weniger anfällig für Fehler respektive fehlende Positionen. Stattdessen wird dazu geraten, die Lohnzahlungen mittels Banküberweisungen zu tätigen und für die Einkäufe eine firmeneigene Debit- oder Kreditkarte (lautend auf das Geschäftsbank- oder Postkonto) zu benutzen.
Zunächst muss dem Kassenbuch eine reale Kasse mit Bargeld zugrunde liegen. Dabei kann es sich um eine Geldkassette, eine Kasse oder um einen Tresor handeln. Generell erfasst das Kassenbuch alle Barbestände des Betriebes. Je nach Gegebenheit kann es auch sinnvoll sein, mehrere Kassenbücher zu führen.

Folgende Mindestinhalte umfasst das Kassenbuch:

• Einnahmen und Ausgaben (inkl. Privateinlagen und Privatentnahmen)
• Die Erfassung hat chronologisch zu erfolgen.
• Datumangabe sowie fortlaufende Nummer (Belegnummer)
• Buchungstext zur erklärenden Bezeichnung (beispielsweise bei Aushilfen: Name/Vorname/Wohnort)
• Betrag und Währung
• angewandter Mehrwertsteuersatz (Umsatz beziehungsweise Vorsteuer)
•  Kassenbestand nach der Erfassung der Transaktion
• aktueller Sollkassenbestand

Der Kassenbestand sollte täglich gezählt werden. Dieser Kassensturz muss mit einem Zählprotokoll dokumentiert werden: Die Verantwortlichen schreiben im Kassenbuch auf, was sie gezählt haben (Anzahl Münzen, Anzahl Noten) und visieren den Bestand mit Unterschrift und Datum. Allfällige Differenzen vom Kassenbuch zum effektiven Bargeldbestand werden ebenfalls im Kassenbuch notiert. Die Differenzen sind kurzfristig aufzuklären, denn im Nachgang ist es nahezu unmöglich, die Differenzen zu eruieren. Ein nicht eruierbares Kassenmanko wird generell als Privatentnahme verbucht, während ein Kassaüberschuss als zusätzlicher Umsatz in der Erfolgsrechnung berücksichtigt werden muss.

Bleistift ist gesetzlich verboten!

Die Kasseneinnahmen dürfen täglich in einer Summe in das Kassenbuch eingetragen werden, vorausgesetzt, das Zustandekommen dieser Summe wird durch Aufbewahrung der angefallenen Kassenstreifen, Kassenzettel und Bons nachgewiesen. Auch bei der Kassa gilt das Prinzip: keine Buchung ohne Beleg. Diese Belege sind zwingend während zehn Jahren aufzubewahren. Es ist möglich, das Kassenbuch elektronisch zu führen (etwa im Abacus oder Gastrobasic), solange die Buchführung zeitnah erfolgt und nachträgliche Anpassungen nicht möglich sind. Zudem muss der regelmässige Kassensturz unverändert dokumentiert sein. Für das handschriftliche Führen eines Kassenbuches bedeutet dies, dass kein Bleistift verwendet werden darf. Nachträgliche Anpassungen müssen klar ersichtlich als solche gekennzeichnet sein.

Vorsicht vor Steuerforderungen

Für Gastronomieunternehmen ist die Führung eines Kassenbuches zwingend erforderlich. Eine nicht ordnungsmässige Führung des Kassenbuches kann zu steuerrechtlichen Konsequenzen führen,sei es zu Einschätzungen der Veranlagungsbehörden oder Bussen. Eine Einschätzung kann zu hohen Steuerforderungen führen, die erstens nicht dem tatsächlichen Betriebsergebnisses entsprechen und zweitens mit einer ordentlichen Buchführung hätte vermieden werden können.

Autor:
Philipp Pfammatter 
Sitzleiter 
Gastroconsult Brig 

Co-Autor: 
Michel Zumoberhaus
Vizedirektor 
Gastroconsult Brig